Herramientas de Recursos Humanos: Entrevista de Comportamiento
Quiero compartirte algo que es una herramienta muy útil y se llama Entrevista de Comportamiento. Esta herramienta no es solamente para que la implemente Recursos Humanos, esta información también la puedes compartir con: los jefes inmediatos, supervisores, gerencias, directores, para que ellos también si identifican un comportamiento no deseado dentro de su gente no se esperen a que recursos humanos haga el tratamiento.
Que a ellos también les demos herramientas para que le ayuden a recursos humanos a cuidar el talento y podamos retroalimentar un tiempo más corto esos comportamientos que no son deseados dentro de nuestro personal.
Esta Entrevista de Comportamiento a mi me gusta mucho porque dicen que el alimento de los campeones es la retroalimentación. Si no retroalimentamos a nuestra gente en el momento en que ocurren estos comportamientos indebidos o no deseados, pues la gente no le da importancia y como no le pusimos atención lo van a seguir haciendo, luego más personas se empiezan a contagiar y se hace un relajo dentro de los equipos de trabajo.
Por eso es muy importante entender y ver cuales son los pasos regulares para que cualquier persona que tenga gente a su cargo, incluyendo por su puesto a recursos humanos, pueda hacer este tipo de Entrevistas de Comportamiento.
En primer lugar este concepto de Entrevista de Comportamiento tiene que ver con explorar incidentes críticos o comportamientos de alguna persona, por supuesto son comportamientos negativos o no deseados que pueden mermar o perjudicar el desempeño de esa área específica o de la organización.
Es importante dar con las causas de ese comportamiento para cambiar y poderlo mejorar. No somos adivinos no tenemos la bola mágica, es por eso que Recursos Humanos debe sentarse con esa persona que tuvo ese comportamiento negativo o indebido, así a través de una entrevista y siguiendo varios pasos regulares podamos llegar a identificar que fue lo que pasó y de ahí poder revindicar o hacer la sugerencia de cómo esa persona puede cambiar ese comportamiento que no es indicado dentro de la organización.
Pasos Regulares
A) Hacer una cita con la persona dándole una introducción de porque estás tomándote ese espacio con ella o con él, decirle que vamos a tener una entrevista exploratoria de ese comportamiento indebido que se ocasionó tal día, a tal hora.
Aquí es muy importante que quien está llevando la entrevista simplemente se base en datos, aquí quita todo “lo que me dijeron”, “que yo oí”; simplemente datos de lo que hayas recopilado de ese momento de comportamiento negativo y ahí vas a empezar a través de un diálogo a explorar por que se dio esa situación.
B) Es importante que siempre tomemos el dato estable de su descriptivo de puesto y que lo filtremos con las responsabilidades de su trabajo actual.
Si ese comportamiento tuvo una desviación de lo que esperábamos de esa persona la mejor manera de volverlo a enfocar es teniendo en cuenta su descriptivo de puesto y en base a eso comentarle que es lo que estuvo mal.
C) Así esta persona pueda empezar a identificar esos eventos conductuales negativos que van fuera de lo que se espera de él.
D) Entonces juntos empiecen a explorar la causas de lo que lo llevaron a. Si hubo causas que fueron: falta de capacitación, exceso de estrés, que no tenía la herramienta, que no está claro el procedimiento… de la exploración te van a salir ciertas causas
E) Una vez que ya se identificó cual fue la causa hay que redactar una minuta de los compromisos para el cambio, si es algo que nada más la persona en cuestión tiene que hacer, simplemente se registra el comportamiento, se pone en la redacción compromiso de lo que él va a cambiar y en su momento se le dará seguimiento.
Pero si es algo que se tiene que modificar de raíz como puede ser una política, un procedimiento, falta de entrenamiento, o cualquier otra causa que es ajena a la persona y está en las manos del jefe o de recursos humanos poderlo erradicar para que no vuelva a suceder este tipo de comportamientos; también en la minuta se ponen las opciones a seguir para poder tener un plan que ayude a erradicar de inmediato esta situación, y que en el futuro prevenga que no se den este tipo de comportamientos negativos.
Herramientas que debes tener a la mano
Algo muy importante son las herramientas que debes tener para ser muy objetivo, tienes que tener a la mano:
- Tu Modelo de Competencias.
- Diccionario de Comportamientos de lo que significan para tu organización.
Para que con datos estables e información muy precisa la persona pueda contrastar que estuvo bien y que estuvo mal de lo que hizo.
- También algo que me gusta incluir Los Valores Organizacionales, porque finalmente al final de esas competencias hay ciertos valores que las personas deben de vivir.
Y si lo que hizo va alejado de ese valor, la mejor fuente que puedes tomar es volver a traer a la mesa los valores organizacionales para decirle que ese comportamiento es inadecuado, no es deseado y si lo sigue haciendo ¿cuáles van a ser las competencias para la organización? No solamente para él.
- Algo que también debes tener a la mano es sus Indicadores de Desempeño. Obvio hay muchos puestos que no tienen su KPI establecido y solamente se evalúa de manera subjetiva.
Pero si son puestos en donde exista indicadores de desempeño y tu puedas demostrarle con datos, como por ese comportamiento se ha mermado sus resultados: eso es oro molido, para que la persona con datos claves, fríos pueda contrastar lo que está perdiendo y entonces pueda revertir ese comportamiento, enfocándose solamente a los resultados.
Es importante que compartas esta información con personas que tengan personal a su cargo porque es una gran herramienta que nos ayuda a que en los momentos que sucedan esos comportamientos, tomemos el control, erradiquemos eso y la persona aprenda.
Porque si no tenemos este tipo de herramientas y no le dedicamos el tiempo o la importancia, esto se empieza a hacer grande, se contagia a la gente, la gente se frustra, se da un mal ambiente de trabajo, se deja la armonía que normalmente debe haber en un puesto de trabajo y esto ocasiona comportamientos destructivos que no son positivos para tu organización.
Yo te invito ante cualquier desviación de inmediato apliques una Entrevista de Comportamiento y de ahí pongas el plan de acción de inmediato; y al mes puedas dar seguimiento con la misma persona de una manera más cortita, en 10 minutos, ya en su lugar de trabajo, ver como se ha sentido, como ha mejorado, para que vea que si hay un seguimiento en base a ese inicio que hiciste con una entrevista de comportamiento.
Acuérdate que como profesionales siempre tenemos que cerrar el ciclo, no se vale solamente hacer una Entrevista de Comportamiento, que me firme el compromiso y “que te vaya bien”, no, tenemos que cerrar el ciclo para realmente validar en el campo con sus compañeros que este comportamiento fue erradicado y la persona aprendió.
Y si eso lo hacemos consistentemente con las personas que den este tipo de comportamientos negativos, tu organización va aprender ya cada vez vamos a ir mejorando las competencias y el comportamiento ideal que queremos para tus colaboradores.